Mengelola peralatan kantor

1. 2. A. PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Jenis-jenis perlengkapan kantor, meliputi perbekalan kantor, mesin-mesin kantor, peralatan kantor, perabot kantor, interior kantor atau perhiasan kantor. Kegunaan perlengkapan kantor 1. untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor 2. mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan keg. Kantor 3. memperoleh hasil yang lebih maksimal 4. sebagai aset dan pelengkap kantor BAB 1 PERLENGKAPAN KANTOR
2. 3. B. JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KANTOR 1. BARANG BERGERAK dibagi menjadi dua jenis • BARANG HABIS PAKAI Adalah barang yang hanya digunakan satu kali pakai, Misalnya kertas, pensil, karbon, map, tinta, banko surat dan lain sebagainya. • BARANG TIDAK HABIS PAKAI Adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Misal mesin tik, pelubang kertas, gunting, lemari arsip dan sebagainya 2. BARANG TIDAK BERGERAKmisalnya tanah, gedung dan bangunan
3. 4. C. ISTILAH-ISTILAH PERLENGKAPAN KANTOR 1. PERBEKALAN TATA USAHA adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor. 2. MESIN-MESIN KANTOR 1. Mesin tik 2. Mesin Hitung 3. Mesin Komunikasi 4. Mesin pengganda 5. Mesin keperluan surat menyurat 6. Komputer
4. 5. 3. PERALATAN KANTOR MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR Peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin PERALATAN KANTOR BUKAN MESIN PERALATAN KANTOR YANG TERMASUK MESIN
5. 6. Macam-macam peralatan kantor 1. Bak surat 2. Kalender 3. Mistar 4. Pena 5. Tangkai pena 6. Penghapus 7. Kertas hisap 8. Gunting 9. Dll. 1. Komputer 2. Laptop 3. OHP 4. Mesin Foto copy 5. Stensil 6. Dll. Peralatan kantor bukan mesin Mesin-mesin kantor
6. 7. • Drs. The liang Gie mengemukakan bahwa perbekalan kantor merupakan jenis perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misal pintu atau laci) dan diam di tempat. 4. PERABOT KANTOR
7. 8. SYARAT-SYARAT PERABOT KANTOR The liang Gie. Membuat Syarat untuk meja kerja Sebagai berikut 1. Dari permukaan meja sampai lantai tidak sepenuhnya tertutup, bagian bawahnya memiliki kaki yang cukup lebar 2. Permukaan meja tidak berkilat-kilat, agar tidak menyilaukan mata 3. Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena menjadi tidak praktis.
8. 9. 1) Meja besar atau satu biro, dengan ukuran panjang: 121 cm atau 130 cm Lebar: 71 cm atau 80 cm Tinggi: 74 cm Meja ini digunakan oleh seorang direktur 2) Meja sedang atau meja ½ biro Panjang: 96.5 cm Lebar: 71 cm Tinggi: 74 cm Meja tersebut digunakan oleh kepala bagian Ukuran meja dan fungsinya
9. 10. 3. Meja biasa, yaitu meja yang biasa dipakai oleh pegawai biasa. Dengan ukuran panjang: 120 cm lebar 70 cm atau 72 cm tinggi 75 cm 4. Meja khusus, yaitu meja yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu. 5. Meja rapat, yaitu meja yang digunakan untuk rapat, meja rapat pengaturannya didasarkan pada. 1. Jumlah peserta yang akan ikut rapat 2. Besar ruangan yang tersedia Sambungan…
10. 11. Menurut Prof. Ralph Barnes, kursi yang baik adalah Sebagai berikut. 1. Kursi dapat diatur tinggi rendahnya, cocok bagi pemakai 2. Kursi dibuat secara kokoh, sebaiknya dengan rangka baja serta tempat duduk terbuat dari kayu 3. Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang 4. Kursi mempunyai penyangga belakang, sehingga dapat menunjang punggung pemakainya SYARAT-SYARAT PERABOT KANTOR (KURSI)
11. 12. Interior kantor dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi. Lingkungan atau rangan kantor yang dihiasi dengan hiasan yang menarik dan ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kantor. Interior tersebut yakni. 5. INTERIOR KANTOR
12. 13. Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik dilingkungan sendiri maupun dengan lingkungan di luar kantor 6. PESAWAT KANTOR 1. INTERKOM 2. TELEPON 3. HANDPONE 4. TELEX 5. FAXIMILE 6. INTERNET
13. 14. 7. ALAT BANTU PERAGA FUNGSI ALAT BANTU PERAGA 1. Membantu penyaji presentase 2. Menanamkan ide lebih baik 3. Menghindari boros kata 4. Menimbulkan perhatian 5. Mendorong berfikir/bertindak 6. Menghemat waktu
14. 15. BAB 2 PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KANTOR
15. 16. A. Pengertian Pengadaan perlengkapan kantor Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan Untuk menunjang pelaksanaan tugas. Cara pengadaan Perbekalan setiap kantor mungkin tidak akan sama. Hal ini Tergantung pada kebutuhan dan kegiatan yang dilakukan Masing-masing kantor. Pada umumnya dalam Mengadakan perlengkapan Kantor, selalu diawali Perencanaan. Perencanaan di bidang Perbekalan lebih ditekankan Pada rencana kebutuhan per bekalan, rencana biaya, keadaan Inventaris pada tahun sebelumnya, Dan memperhitungkan biaya yang ada
16. 17. Pada waktu menyusun perencanaan perbekalan, perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan 2. Menentukan jenis, kuantitas, dan kualitas perbekalan kantor yang diperlukan 3. Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan 4. Menyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional 5. Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor 6. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor 7. Menghapus perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku
17. 18. LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN PERALATAN KANTOR Membuat surat permohonan atau daftar permintaan ke gudang1 Petugas memeriksa stock barang di gudang2 Surat diserahkan kepada bendahara3 Meminta persetujuan kepada pimpinan4 Apabila disetujui, serahkan pada bagian logistik untuk dibeli5 Periksa barang sebelum diterima6 Terima menggunakan buku serah terima7 Selesai dicatat simpan barang tersebut di gudang.8
18. 19. PROSEDUR PENGADAAN ALAT TULIS MENULIS DAN PERLENGKAPAN KANTOR SESUAI RENCANA KEBUTUHAN Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan PENGADAAN BARANG HABIS PAKAI
19. 20. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan Memperkirakan biaya perlengkapan yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memerhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipakai PENGADAAN BARANG TAK HABIS PAKAI
20. 21. PENTING !
21. 22. 1. PENYIMPANAN Penyimpanan harus dikelola sebaik-baiknya agar tercapai efisiensi dan efektivitas dalam penggunaan tenaga, biaya, alat-alat dan tata kerja 2. PEMELIHARAAN Kegiatan terus-menerus, agar barang tetap dalam keadaan baik atau siap pakai. Pemeliharaan dapat dilakukan secara berkala 3. ADM. PERLENGKAPAN Kegiatan terakhir dari administrasi perlengkapan adalah penghapusan.
22. 23. Pak… Saya Mau tanya…
23. 24. BAB 3 MEMILIH PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR
24. 25. A. Pentingnya peralatan dan mesin-mesin kantor
25. 26. Menurut Drs, Moekijat, dalam bukunya Tata Laksana Kantor, pemilihan mesin-mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal berikut. 1. Mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan 2. Jenis mesin hendaknya praktis 3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pekerjaan 4. Mesin dapat mempercepat pekerjaan 5. Mutu mesin harus benar-benar baik 6. Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan 7. Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan 8. Pemerliharaan dapat dilakukan dengan mudah B. Memilih peralatan dan mesin-mesin kantor
26. 27. 9. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah. 10. Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai 11. Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang akan dilakukan 12. Ketersediaan ruang kantor untuk mesin tersebut
27. 28. C. Faktor-faktor untuk memilih perlengkapan dan mesin-mesin kantor Pekerjaan dan cara menyelesaikannya Kebutuhan pegawai perseorangan Penghematan jumlah dan nilai waktu secara keseluruhan Fleksibilitas penggunaan
28. 29. Harga dan penanaman modal Kemampuan kesatuan Nilai keindahan Preferensi pegawai
29. 30. Pengaruh terhadap syarat-syarat pegawai Ramalan mengenai beban pekerjaan Kualitas pekerjaan tata usaha Keperluan untuk salinan-salinan dan data statistik
30. 31. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan bila membeli perabot kantor antara lain. 1. Harus menghemat ruang lantai 2. Tinggi meja dan kursi harus sepadan 3. Tidak begitu berat agar mudah dipindahkan 4. Harus ada ruangan cukup dibawah meja untuk dibersihkan 5. Fungsinya harus berhubunga dengan pekerjaan 6. Keawetan prabot dari logam relatif lebih tinggi dari kayu 7. Resiko kebakaran perabota dari kayu lebih besar dari perabot yang terbuat dari logam. D. Perabot Kantor
31. 32. Perencanaan manajemen perkantoran meliputi apa, dimana, dan kapan mesin-mesin kantor digunakan untuk merumuskan pekerjaan yang dilakukan. Bagi perencanaan yang efektif, dengan sendirinya perlu mengetahui mesin-mesin apakah yang tersedia dan apa yang dapat dilakukan dengan mesin-mesin tersebut. Prosedur dan metode mempengaruhi mesin yang akan digunakan, dan sebaliknya mesin mempengaruhi prosedur dan metode yang akan diikuti. Begitu pula pertimbangan orang yang melakukan pekerjaan, mempengaruhi mesin dan metode yang dipergunakan E. Mesin-mesin kantor dan perencanaan
32. 33. Keuntungan 1. Menghemat tenaga kerja 2. Menghemat waktu 3. Meningkatkan ketelitian 4. Mengurangi rasa bosan 5. Pekerjaan tampak lebih baik 6. Mencegah adanya penggelapan 7. Mengurangi kelelahan pegawai kantor 8. Memberi informasi lebih banyak dan lebih cepat Kerugian 1. Tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan tinggi 2. Tingkat penyusutan beberapa mesin menjadi tinggi 3. Sulit mendapatkan pegawai yang terlatih 4. Pengaruh mesin terhadap sistem perkantoran 5. Suara gaduh 6. Mahal 7. Sulit pemeliharaanya F. Keuntungan dan kerugian mesin-mesin kantor